Un système de gestion de contenu

1) Définition

Un système de gestion de contenu ou SGC (en anglais: Content Management Systems ou CMS) est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de site web ou d'application multimédia ou simplement un logiciel web qui vous permettra de créer un site internet dynamique en toute simplicité.

L'idée principale derrière ce système est de séparer le contenu (textes, images, vidéos, sons, rubriques, etc.) du contenant (mise en page). Ainsi, les données sont stockées dans une base tandis que les "squelettes", "templates" etc. sont stockés sur un serveur. Une fois les deux reliés via le moteur du SGC, ils donnent accès à un site dynamique où le contenu peut être facilement et rapidement actualisé.

2) Fonctionnement

En général les fichiers du SGC comprennent la mise en page ("squelette", "thème", "charte graphique") et le moteur du SGC à savoir des fichiers qui vont faire que le site ira puiser dans la base de données. Dans la majorité des cas, le SGC se compose de deux parties différentes: une partie publique (partie visible) et une partie administration (réservée aux webmestres). Certains SGC permettent la gestion de droits, l'administrateur principal pourra ainsi décider de qui pourra faire quoi sur le site (créer, modifier, supprimer du contenu). La plupart des SGC fonctionnent avec une base de données mais ce n'est pas toujours le cas comme par exemple pour de petits sites. Ils sont en général codés en PHP ou Java.

3) Fonctionnalités

Les fonctionnalités varient d'un système de gestion de contenu à un autre. Idéalement, un SGC devrait offrir ces différentes fonctionnalités:

A) Contrôle des versions

Cette fonction permet à différentes personnes de travailler sur un même fichier, sans que les nouvelles modifications n'écrasent les précédentes. Chaque personne peut donc travailler sur un fichier sans devoir nécessairement se coordonner avec les autres pour éviter que les différentes versions ne se chevauchent. De même, le contrôle de version permet d'avoir un historique de toutes les modifications qui ont été faites sur une page et permet de ce fait de revenir à une version précédente si nécessaire (par exemple en cas d'erreur).

B) Gestion des utilisateurs et des droits

Cette fonction permet l'attribution de différents droits aux contributeurs d'un site en fonction de groupes ou de rôles. Chaque membre pourra ainsi contribuer de manière différente en fonction du droit qui lui aura été attribué (par exemple, des contributeurs pourront uniquement ajouter ou modifier du contenu qui peut par la suite être validé ou non par l'administrateur du site).

C) Chaîne de validation (workflow)

La chaîne de validation est ce qui va permettre aux différents membres d'une équipe de gérer les différents travaux en fonction d'actions tels que: soumettre, renvoyer pour correction ou approuver. Un bon système de gestion de contenu offrira différentes chaînes de validation en fonction de critères précis tels que la cible, le type, l'auteur, etc.

D) Support des métadonnées

Un système de gestion de contenu peut également offrir la possibilité de définir des métadonnées (donnée servant à décrire ou définir une autre donnée) pour les documents disponibles à l'intérieur du site. Ces métadonnées vont permettre une meilleure qualification et un meilleur classement des documents et va de ce fait rendre leur recherche plus facile.

E) Indexation et recherche

Un bon système de gestion de contenu doit permettre une recherche puissante non seulement en fonction d'entrées textes mais aussi en fonction des métadonnées.

F) Intégration de sources de données externes

Cette fonction permet d'intégrer différentes sources externes à l'intérieur du système de gestion de contenu. Ces derniers peuvent être de différents types:

Base de donnée relationnelle: données en provenance du disque ou d'un système de fichiers via une interface spécifique (connecteur spécifique et SQL)
Système de fichiers: intégration de données sur disque et classées dans des dossiers
Base XML: les systèmes basés sur le XML offrent des services de transformation et de validation de contenu.
Base LDAP: ce type de base repose sur des annuaires et offrent ainsi la possibilité de stocker des données sur les utilisateurs en fonction de leur hiérarchie et de leurs fonctions au sein d'une équipe.

G) Syndication

La syndication est une fonction permettant de regrouper de l'information provenant de différentes sources au sein du système de gestion de contenu. De ce fait, une multitude d'information peuvent se trouver au même endroit sans que l'information ne doit être entrée manuellement. Cette fonction permet non seulement un gain de temps considérable mais également la possibilité d'accéder à des informations plus riches qui sont régulièrement actualisés. Il faut noter que pour une grande majorité des SGC, seuls les titres ou une partie de l'information sont inclus à l'intérieur du site. Ces derniers renvoient le plus souvent à des pages externes qui sont en principe les sources originales de l'information.